Sistem pengendalian manajemen

Karakteristik sistem pengendalian manajemen pusat biaya teknik berbeda dengan sistem pengendalian manajemen pusat biaya kebijakan, di mana bila ditinjau dari segi:

• Penyusunan anggaran.

 Perbedaan yang paling mencolok, pada pusat biaya teknis, sangat mungkin untuk mengestimasikan jumlah yang benar dari biaya yang akan dikeluarkan untuk menghasilkan suatu tingkat output, sedangkan pusat biaya kebijakan membuat anggaran yang menjelaskan jumlah yang akan dipakai dengan menentukan tingkat kepentingan pekerjaan atau pekerjaan yang paling diutamakan, tetapi tidak mungkin untuk menentukan dengan tepat tingkat optimum dari biaya. Sedangkan pada pusat biaya teknis, jumlah dolar optimum dari input yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit dari output dapat ditentukan. Pekerjaan diselesaikan oleh pusat biaya kebijakan dipecah menjadi dua kategori umum: berkelanjutan dan spesial. Pekerjaan berkelanjutan telah dilakukan secara konsisten dari tahun dari tahun, seperti penyusunan laporan keuangan oleh kantor controller. Pekerjaan spesial adalah proyek ”one-shot”, contohnya pengembangan dan penginstalan sistem penganggaran keuntungan dalam divisi yang baru diperoleh. Teknik yang sering digunakan manajemen dalam tujuan persiapan anggaran pusat biaya kebijakan, proses formal dalam mengusulkan anggaran untuk menyelesaikan pekerjaan spesifik dan menyarankan pengukuran untuk digunakan dalam penilaian performa. Fungsi perencanaan untuk pusat biaya kebijakan biasanya disediakan dalam satu dari dua cara: incremental budgeting atau zero-base review.

• Tipe pengendalian keuangan.

 Pengendalian keuangan dalam pusat biaya kebijakan berbeda sedikit dari yang ada dalam pusat biaya teknis. Tujuan menjadi kompetitif biaya dengan men-set standar dan pengukuran biaya aktual yang bertentangan dengan standar. Perbedaan yang mencolok, tujuan utama dari biaya pusat kebijakan adalah untuk mengendalikan biaya berdasarkan ijin manajer untuk berpartisipasi dalam perencanaan, berbagi dalam diskusi tugas mana yang harus dijalankan, dan apa tingkatan dari usaha yang tepat bagi tiap-tiap bagian. Dalam pusat biaya kebijakan, pengendalian keuangan secara umum dilakukan pada tingkatan perencanaan sebelum biaya muncul.

• Pengukuran kinerja.

 Ukuran kinerja pusat biaya teknik adalah efisiensi (rasio output dengan input), sedangkan ukuran kinerja pada pusat biaya kebijakan adalah kemampuan pusat pertanggungjawaban dalam melaksanakan program-program yang direncanakan dengan batas biaya yang dianggarkan. Pekerjaan utama manajer pusat biaya kebijakan adalah untuk memperoleh output yang diharapkan. Menghabiskan jumlah yang telah dianggarkan untuk melakukan tindakan yang dipertimbangkan akan menghasilkan output yang memuaskan; menghabiskan lebih dari yang harus diperhatikan; menghabiskan lebih sedikit dari yang mungkin menunjukkan bahwa pekerjaan yang direncanakan belum selesai. Dalam pusat kebijakan, laporan pengukuran keuangan bukanlah suatu rata-rata dari penilaian efisiensi manajer. Bila dua tipe pusat pertanggungjawaban tidak dibedakan secara hati-hati, manajemen kemungkinan keliru memperlakukan laporan performa pusat biaya kebijakan sebagai yang ditunjukkan dari efisiensi unit, demikian juga dalam memotivasi keduanya dalam membuat keputusan pengeluaran untuk menghabiskan lebih sedikit dari yang jumlah yang dianggarkan, di mana, sebaliknya akan menurunkan output. Maka tidak bijaksana bila memberi penghargaan kepada eksekutif yang menghabiskan sedikit dari jumlah yang telah dianggarkan. Mengendalikan seluruh pengeluaran dapat dilakukan dengan menerima persetujuan atasan, sebelum anggaran itu melebihi target. Kadang-kadang, persentase tertentu dari kelebihan diijinkan tanpa persetujuan tambahan.