Pembuatan Keputusan Manajerial

Seorang manajer harus, secara terus-menerus, membuat keputusan. Keputusan dibuat dalam untuk menyelesaikan masalah. Pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah adalah proses berkelanjutan dalam hal evaluasi atas kondisi organisasi atau masalah yang muncul, mempertimbangkan alternatif, membuat pilihan, dan tindakan-tindakan yang diperlukan sebagai bagian dari keputusan. Dalam satu kondisi, pembuatan keputusan dapat singkat. Dalam situasi lain, proses dapat memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan dan bahkan tidak pernah diambil keputusan sama sekali. Seluruh proses pembuatan keputusan bergantung pada ketepatan informasi yang tersedia bagi orang yang tepat dan saat yang tepat. 

Ada beberapa langkah-langkah atau alur dalam pembuatan keputusan, sebagai berikut:

Menentukan Masalah: Proses pembuatan keputusan diawali dengan identifikasi masalah oleh manajer. Masalah tersebut harus yang sesungguhnya, bukan rekaan. Jika masalah tidak ditentukan secara akurat, setiap langkah pengambilan keputusan akan salah pijakannya dan keputusan pun tidak akan menyelesaikan masalah yang sesungguhnya. Salah satu cara mengenali masalah yang sesungguhnya adalah dengan memisahkan masalah dari kembangan-kembangannya (simptom).

Ellen A. Benowitz mengklasikan antara masalah dan simptom-nya sebagai berikut :

---------------Tabel 3 Simptom dan Masalah versi Benowitz-------------------

Menentukan Batasan Masalah: Setiap manajer ingin membuat keputusan terbaik. Untuk itu, mereka harus punya sumber daya yang ideal seperti informasi, waktu, personil, perlengkapan, dan supply serta kemampuan menentukan batasan masalah.

Artinya, manajer beroperasi di suatu lingkungan yang normalnya tidak menyediakan sumber daya ideal. Misalnya, mereka kekurangan anggaran atau tidak punya informasi dan budget yang cukup. Sebab itu, mereka harus menentukan batasan masalah disela-sela kekurangan tersebut.

Mengembangkan Alternatif Jawaban: Tekanan waktu kerap menyebabkan manajer hanya membuat keputusan berdasar satu pertimbangan jawaban. Namun, penyelesaikan masalah yang baik harus melalui pengujian, dan pemberian keputusan secara cepat bukanlah solusi permanen. Sebab itu, manajer harus berpikir melalui dan menyelidiki beberapa solusi alternatif bagi satu masalah sebelum cepat membuat keputusan.

Salah satu metode terkenal dalam membangun alternatif adalah “brainstorming.”Pada metode ini, sekelompok manajer bekerja secara bersama untuk menghasilkan gagasan dan solusi alternatif. Asumsi di balik brainstorming adalah, dinamika kelompok akan merangsang pemikiran. Pemikiran manajer A bertemu dengan manajer B, dan seterusnya. Gagasan tersebut menular pada satu sama lain dan solusi pun mengalir. Biasanya metode brainstorming memakan waktu 30 menit hingga 1 jam. Dalam brainstorming, terdapat aturan sebagai berikut:

1. Konsentrasi pada Masalah. Aturan ini membatasi diskusi dan menghindari kecenderungan meluaskan persoalan atau membahas masalah lain.
2. Sikapi seluruh Gagasan. Idealnya, makin banyak ide yang muncul makin baik. Dengan kata lain, tidak ada ide yang buruk. Upaya membebaskan kelompok tersebut untuk menawarkan jawaban adalah penting. Partisipan harus melontarkan gagasan, betapapun konyolnya itu.
3. Penekanan pada Gagasan yang Cocok. Seluruh penilaian jangan dulu dilakukan sebelum seluruh pemikiran dilontarkan, dan kelompok manajer tersebut harus menentukan gagasan terbaik.

Selain metode brainstorming, ada juga metode NominalGroup ataupun Delphi. NominalGroup melibatkan penggunaan pertemuan yang terstruktur, lengkap dengan agenda, dan membatasi diskusi atau komunikasi pribadi selama proses pembuatan keputusan. Teknik Delphi adalah teknik dimana partisipan tidak bertemu muka, tetapi pemimpin kelompok menggunakan kuesioner untuk membuat keputusan.

Menganalisa setiap alternatif: Tujuan langkah ini adalah menguji daya jawab masing-masing alternatif jawaban. Manajer harus mengidentifikasi keuntungan dan kerugian dari tiap alternatif sebelum membuat keputusan akhir. Evaluasi atas alternatif dapat dilakukan dengan sejumlah cara, misalnya:

1. Menentukan pro dan kontra setiap alternatif
2. Melakukan analisis untung-rugi atas tiap alternatif
3. Mempertimbangkan feasibility (dapatkan dilakukan?), efektivitas (bisakah menyelesaikan masalah?), dan konsekuensi (apa dampaknya secara finansial dan non finansial bagi organisasi).

Memilih Alternatif: Setelah manajer memilih seluruh alternatif, ia wajib memutuskan satu yang terbaik. Alternatif terbaik adalah yang menghasilkan banyak keuntungan dan sedikit ruginya. Kadang, proses pemilihan dapat berlangsung cepat seperti yang banyak pro-nya ketimbang kontra-nya. Kadang pula, solusi optimal merupakan kombinasi antar alternatif.

Melaksanakan Keputusan: Manajer dibayar untuk membuat keputusan. Namun, sesungguhnya juga mereka dibayar untuk memperoleh hasil dari keputusan tersebut. Hasil positif harus mengikuti suatu keputusan. Setiap orang yang terlibat dalam pembuatan keputusan harus tahu peran mereka masing-masing atas keputusan tersebut. Guna memastikan pekerja paham perannya, manajer harus menggunakan program, prosedur, aturan, atau kebijakan guna membantu mereka dalam proses pembuatan keputusan.

Memastikan sistem kontrol dan evaluasi atas keputusan: Tindak penerapan keputusan harus dimonitor. Sistem evaluasi harus menghasilkan umpan balik seputar berapa baik keputusan diterapkan. Apa saja hasilnya, dan penyesuaian apa yang dibutuhkan untuk beroleh hasil yang dimaksud tatkala keputusan dibuat.

Dalam rangka mengevaluasi keputusannya, manajer perlu mengumpulkan informasi guna menentukan efektivitasnya. Apakah masalah sesungguhnya terselesaikan? Jika tidak, apakah keputusan itu mendekati penyelesaian masalah yang sesungguhnya atau sekadar baru menghampiri masalah?

Jika keputusan yang dibuat seorang manajer tidak menyelesaikan masalah, ia perlu menggambarkan apa yang salah. Manajer bisa melakukannya secara berikut:

1. Salahkah alternatif jawabannya? Jika “ya” mungkin alternatif lain lebih cocok.
2. Apakah alternatif jawaban yang benar tidak dilaksanakan secara sempurna? Jika “ya” manajer harus fokus pada langkah penerapan ketimbang membuat keputusan baru.
3. Apa masalah intinya tidak dikenali secara tepat? Jika “ya” proses pembuatan keputusan kembali harus dilakukan dari awal.
4. Apa waktunya mencukupi untuk menerapkan keputusan yang dibuat? Jika “tidak” manajer harus memberi tambahan waktu dan mengevaluasi ulang di masa datang.